Sistema "Punto de Venta"


Presentación

El sistema está diseñado como herramienta principal, para lograr una eficaz Gestión y Control Integral de las Areas del Negocio (Control de Caja, Almacén, Inventarios, Facturación, Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar) en forma Computarizada, en Red y con Base de datos Centralizada.

Objetivos del Sistema

El "SISTEMA PUNTO DE VENTA" es un sistema que le facilita la administración de su negocio, en forma centralizada, mediante una PC y/o Servidor con base de datos Relacional, automatizando el servicio de atención al cliente de su Negocio en forma distribuida.

Alcances

El “SISTEMA PUNTO DE VENTA" le permite controlar lo siguiente:

  • Ventas por tienda
  • Control de Caja y Cajero
  • Inventarios y Control de Stocks
  • Cuentas por Cobrar
  • Cuentas por Pagar
  • Compras a Proveedores

Descripción General del Sistema

VENTAS POR TIENDA

  • Controla la apertura del día por cajero, caja, turnos de trabajo.
  • Define los trabajadores de la tienda.
  • Permite realizar cuadres de caja de las ventas por cajero, caja, turno, hora, período local.
  • Emite ordenes de despacho a impresoras remotas para su despacho o preparación.
  • Puede realizar proforma en diferentes terminales para ser cancelados en caja.
  • Realiza estado de cuentas rápidas de las ventas pendientes por facturar.
  • Emite Ticket Boleta, Ticket Factura, Boletas manuales, Facturas Manuales en formato definido por el usuario y bajo el reglamento de la SUNAT.
  • Descarga automáticamente los inventarios, de los productos terminados.
  • Permite congelar ciertas ventas donde el cliente no cuenta para el pago.
  • Permite el pago con varias modalidades de pago (Efectivo, Dólares, Tarjeta de Crédito, Cheques, etc.)
  • Emite  recibos de Ingreso /Egreso de dinero de la caja por diferentes conceptos.
  • Permite la venta mixta (Efectivo, Dólares, Crédito).
  • Permite parametrizar la caja para diferentes operaciones.
  • Realiza Entrada salida de Productos con guías de remisión o notas.
  • Se integra con todos los módulos descritos.
  • Permite la separación de la mercadería.
  • Genera estadísticas de ventas por conceptos definidos por el usuario.
  • Permite visualizar las utilidades generadas al momento o periódico, horario.
  • Permite administrar las ventas por vendedor y por zonas.
  • Saber la rentabilidad por productos, vendedor, local.
  • Analizar a que clientes se le ha  vendido determinados productos.
  • Analizar que productos han comprado determinados clientes.
  • Conocer que productos son los que mas se venden.
  • Conocer las facturas y los respectivos recaudos por vendedor.
  • Listar la cartera por vendedor.
  • Efectuar cotizaciones y cruzarlas con un pedido o factura.
  • Generar un Registro de Ventas en formato SUNAT.

INVENTARIOS Y CONTROL DE STOCKS

  • Saber cual es el costo del inventario.
  • Conocer que productos han tenido movimiento, cuales no y desde cuando.
  • Saber que productos están por encima o por debajo de los niveles de stock.
  • Utilizar el sistema de inventarios Promedio o  Permanente.
  • Definir hasta 10 Lista de Precios Contado/Crédito.
  • Saber a quien se le compro y a que costo.
  • Conocer las Cantidades y valores de los inventarios que hay en almacenes.
  • Control la existencia de Productos.
  • Organizar los productos de acuerdo a una codificación de hasta 8 niveles.
  • Da una ubicación física a los productos.
  • Identificar los artículos por medio de rótulos.
  • Cargar y descargar automáticamente el inventario mediante entradas y salidas.
  • Listar los productos con saldos en rojo.
  • Manejar referencias de fabrica y equivalencias, código de barras, Número de Serie.
  • Permite requerimientos de materia Prima (Formulas).
  • Estadísticas de los productos a nivel de producto y documentos.

CUENTAS POR COBRAR

  • Saber quien nos debe, cuanto y a que fecha.
  • Conocer cuanto es la cartera vencida y por vencer.
  • Tener en cuenta la información del cliente al momento del pago.
  • Saber al instante día a día a quien se le debe cobrar.
  • Elabora circulares de cobro para presionar la cartera morosa.
  • Analiza los comportamientos de pago de los clientes.
  • Controlar los cupos de crédito.
  • Liquidar intereses de mora.
  • Saber quien pagó y quien no pagó, mediante confrontación de los recibos de caja con la proyección
  • diaria de vencimientos.

CUENTAS POR PAGAR

  • Saber a quien le debemos, cuanto y a que fecha.
  • Conocer cuanto esta vencido y por vencer.
  • Tener toda la información de las cuentas por pagar, al momento de pago.
  • Controlar y mantener la historia de los pagos al proveedor.
  • Saber al instante, día a día a quien se le debe pagar.
  • Conocer cuanto se paga en intereses de mora.
  • Saber quien nos cobro y quien no, mediante la confrontación de los comprobantes de egreso con la proyección diaria de vencimientos.

COMPRAS A PROVEEDORES

  • Realizar la orden de compra y modificarla si se requiere.
  • Cruzar automáticamente la orden de compra con el registro de compra o nota de entrada.
  • Conocer las fechas de recibo de Ordenes de compra.
  • Analizar las compras pendientes por recibir vs los pedidos pendientes por despachar.
  • Conocer las compras pendientes por proveedor y por producto.
  • Genera un Registro de Compras en formato SUNAT.
  • Estadísticas diversas por Producto, Documento.

Características Técnicas del Sistema

  • El Sistema Punto de Venta – Versión VPN - tiene una Base de Datos Relacional, común centralizada, desde la cual se comparte la información requerida.
  • El sistema es interactivo y manejadas a través de menús y ventanas de ayuda.
  • Está 100% ESTANDARIZADO (pantallas, funciones, mensajes de error).
  • El sistema es Bi - monetario (Soles y Dólares Americanos)
  • Permite consultas y reportes en forma inmediata.
  • Permite exportación de importación de datos mediante ofimática.
  • Utiliza estándar de cabecera de los reportes que se generen (títulos de reportes, fecha, hora de generación, etc.).
  • Aplicación multiusuario.
  • Fortalece el sistema de control interno de la empresa, mediante sus mecanismos de control.
  • Actualización de información en línea.
  • Fácil acceso a la información a través de consultas y/o reportes.
  • Consolidación de la información de los diferentes puntos de captación.
  • Ejecución de procesos en tiempo real y agilidad en el flujo de la información.
  • Es paramétrico y abierto a un crecimiento futuro.

Plataforma del Sistema

Arquitectura

Entorno Windows.

Software de Red

Windows Server

Tecnología de concepción del Sistema

Metodologías estructuradas y desarrollo orientado a Eventos

Ambiente de Trabajo

Pentium IV ó superior, Memoria 512 Mb, disco duro 80 Mb

Lenguajes

Visual Basic
Visual C++

Manejador de Base de Datos

DBF o MYSQL

Ambiente de Proceso

Cliente / Servidor

Interfase gráfica con el usuario final

Windows 95/98/Me / NT /2000/XP/ Server 2003 (Server/ Workstation / Profesional

Protocolo de comunicación

TCP/IP

Especificaciones Técnicas del Sistema “Punto de Venta”

Requerimientos con las especificaciones técnicas del servicio:

  1. Requerimientos Técnicos (Mono/Usuario y Multi/Usuario).
  2. Funciones del Sistema (Registros y Reportes).
  3. Capacitación, Soporte Técnico y Garantía.

1.1  Requerimientos Técnicos Mínimos “Monousuario”

Hardware

Equipo para la Caja

  • PENTIUM III, 1 Ghz, con 128 MB/HD 6GB

Impresora (Opcional)

  • Matricial LX300 (Para imprimir Facturas/Boletas/Guías)
  • Inyección de Tinta (Para imprimir reportes).

Ticketeras y otros

  • Ticketera Epson con puerto paralelo.
  • Gaveta de dinero.
  • Visores (opcional).

1.2  Requerimientos Técnicos Mínimos “Multiusuario”

Hardware

Servidor

  • Pentium IV 2GHZ/512mb/HD40GB Monitor 14” color

Equipo para la Caja

  • PENTIUM III, 1 Ghz, con 128 MB/HD 6GB

Impresora (Opcional)

  • Matricial LX300 (Para imprimir Facturas/Boletas/Guías)

Impresora

  • Inyección de Tinta (Para imprimir reportes).

Ticketeras y otros

  • Ticketeras Epson con puerto paralelo.
  • Gavetas de dinero de acuerdo al número de cajas.
  • Visores de acuerdo al número de cajas (opcional)

2.1  Principales funciones del Sistema "Punto de venta"

  1. Control de Ventas por turno.
  2. Control de Ventas por caja.
  3. Control de dinero por cajero.
  4. Control de dinero por turno.
  5. Control de Delivery.
  6. Arqueo de Caja por turno.
  7. Arqueo de Caja por usuario.
  8. Arqueo de Ventas por turnos.
  9. Arqueo de Venta de documentos por caja.
  10. Control de Cuentas corrientes por clientes.
  11. Control de Cuentas corrientes por proveedores.
  12. Control de Stocks (de items por almacenes).
  13. Control de hasta (09) almacenes.
  14. Acceso al sistema de Usuarios Autorizados y con Permisos.
  15. Registro de Items con código interno.
  16. Registro de Líneas, Sub-lineas, Secciones.
  17. Manejo de múltiples códigos de barras.
  18. Definición de hasta (10) Listas de precios.
  19. Definición de Promoción por tiempo limitado.
  20. Definición de Kit (Combos).
  21. Guarda transacciones no concluidas.
  22. Saca copia de documentos ya emitidos.
  23. Anula documentos emitidos.
  24. Descuentos por Items.
  25. Descuentos por documento.
  26. Comisión por Items.
  27. Comisión por Vendedor.
  28. Ingreso de Saldo Inicial.
  29. Ingreso de Inventario Físico.
  30. Kardex Valorizado.
  31. Kardex de Unidades.

2.2  Registros y Reportes del Sistema "Punto de Venta"

Registros

  • Registro de Ventas
  • Registro de Compras
  • Registro de Pedidos
  • Registro de Guías de Remisión
  • Registro de Clientes
  • Registro de Proveedores
  • Registro de Ordenes de Compras y recepciones
  • Registro de Cuentas por Cobrar
  • Registro de Cuentas por pagar

Reportes y Estadísticas

  • Ventas por Caja(s)
  • Ventas por Día (Diarias)
  • Ventas por Clientes
  • Ventas por Vendedor
  • Ventas por Mes (Mensuales)
  • Ventas por Líneas y Sub-Líneas
  • Ventas por Marca
  • Compras por Líneas y Sub-Líneas
  • Compras por Proveedores
  • Compras por Marca
  • Items con Saldo Negativo
  • Items sin Rotación
  • Máximos y Mínimos

3.  Proceso de implementación de "Sistema Punto de Venta"

Descripción y desarrollo.

INSTALACION DEL SISTEMA CUADRE DE FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS.

Tiempo: (6) horas (total) Se procede a la instalación del Sistema en el Servidor y en cada una de las estaciones. No incluye instalación de Sistema Operativo, Base de Datos, ni ningún otro software necesario para el funcionamiento del Sistema. Cuadre de los formatos oficiales de la empresa (Factura, Boleta, Nota de Crédito, Nota de Débito y Guía de Remisión).

CAPACITACION

Tiempo: (6) Horas (total)

La capacitación se brinda en las Oficinas del Cliente, para esto deben proporcionar el ambiente adecuado y las facilidades del caso.

SUPERVISION Y ENTREGA

Tiempo: (2) Horas (total)
Se concluye con el proceso de Supervisión de funcionamiento del Sistema y con la entrega de los documentos: Carta de Garantía y Licencia de Uso del Sistema.

GARANTIA

SE OTORGA (06) MESES DE GARANTIA, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA FINAL DEL SISTEMA. LA GARANTIA SE REFIERE SOLO A FALLAS LOGICAS DE FABRICACION DEL SISTEMA.
Se considera Falla de fabricación lo siguiente:

  1. Programas del “Sistema Punto de Venta” que no graban, modifican o eliminan transacciones de manera adecuada.
  2. Programas del “Sistema Punto de Venta” que presentan errores de cálculos matemáticos, financieros o estadísticos.
  3. Programas del “Sistema Punto de Venta” que no guarden consistencia con el ingreso de datos.
  4. Programas del “Sistema Punto de Venta” que presenten problemas al cargar información o tengan una ejecución interrumpida.

OBSERVACION

La garantía no cubre modificaciones especiales o programas nuevos que sean solicitadas por el Cliente, los cuales se cotizan previa evaluación del pedido.

SOPORTE TECNICO

EL SOPORTE TECNICO SE EFECTUA BAJO TRES MODALIDADES.

a) SOPORTE TELEFONICO:

Cuando el usuario se comunica, mediante línea telefónica para absolver alguna duda, o cuando reporta algún problema. Se brinda en horario de 10:00 am a 6:00 pm de Lunes a Viernes (Sábado reunión con Gerencia, previo requerimiento).

b) SOPORTE ON LINE:

Cuando el usuario se comunica a través del Internet para reportar algún problema o duda en la operatividad del sistema. Se brinda en horario de 10:00 am a 6:00 pm de Lunes a Viernes.

c) SOPORTE PERSONAL – PRESENCIAL:

Soporte presencial, cuando las alternativas (a y b) no son suficientes, un técnico de Soporte se apersonará a sus oficinas y solucionará el problema, motivo de la visita. Se brinda en horario de 10:00 am a 6:00 pm, solo los días laborables y previa coordinación.

OBSERVACION

El soporte es gratuito durante la vigencia de la Garantía. Culminada la etapa de Garantía el Cliente deberá contar con un Contrato de Servicio Técnico para el soporte respectivo.

Precio del sistema.

A tratar.
Forma de Pago:50 % con la aceptación de la propuesta.
50 % con la prueba de funcionamiento del sistema y emisión de los reportes.

Si tiene dudas o consultas respecto de cualquiera de los temas referidos, contáctenos y encontrará la asesoria necesaria.

E-mail : sistemapuntodeventa@gmail.com
 ventassp@speedy.com.pe

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