Sistema Integral de Gestión de Pedidos Móviles


"Movil Soft" Sistema de Gestión de Pedidos Móviles
"S. G. C." Sistema de Gestión Comercial - oficina

1. Presentación

Nuestro sistema plantea una alternativa de Solución Integral a las Empresas Distribuidoras en su Gestión de Ventas (Pedidos Móviles, Ventas y Gestión Comercial), gestionando la información vital para controlar, administrar y optimizar de manera automática las labores del personal de "Ventas en Ruta", la cual conlleva a una mejora en la productividad, eficiencia del vendedor y óptimos resultados.

La solución permitirá capturar información mediante un Terminal Móvil, en la toma de pedidos, cobranzas, control de ruta. Así mismo, permitirá la sincronización (transmisión) de la información hacia la empresa mediante Comunicación en modo "Batch".

2. Beneficios

  • La información se captura de manera rápida y exacta, no necesita transcribir formatos extras a mano, puesto que no se usan formatos preimpresos usados en la captura manual de datos.
  • Mejora la eficiencia en su conjunto, tanto en el trabajo de campo como en la oficina.
  • Toda la información es cargada al Terminal, el acceso al terminal es inmediata ante una consulta o una validación.
  • La fuerza de venta cuenta con una herramienta que le permite ver toda la información necesaria, con pantalla más amplia, para una toma de decisión inmediata.
  • Un mejor control en la gestión realizada por el personal de fuerza de venta (Incremento de la productividad), disminución de gastos en papelería.
  • Equipo ergonómico para la comodidad de su trabajo.

3. Características Funcionales

Módulo Inicio Ruta:

Acceso al sistema.

  • Registro de código de vendedor.
  • Registro de clave de acceso o contraseña.

Módulo Cliente:

Opción de atención de Clientes en Ruta y Fuera de Ruta.

  • En ruta: Son los clientes que se visita en el día.
  • Fuera ruta: Son los clientes que se visitan en otros días.
  • Para ambas opciones el procedimiento de atención es el mismo.

Listado de Clientes a atender

  • Se muestra un listado con el código y razón social del cliente.
  • Opción de búsqueda por código o razón social.

Datos del Cliente

  • Al seleccionar un cliente se muestra sus datos: Código del cliente, Razón social, Número de RUC, dirección, tipo de cliente, Indicador si tiene cheques devueltos, crédito disponible.

Opciones disponibles:

  • Toma de pedido.
  • Cobranza (Cuentas por Cobrar)
  • Registro de motivo de no pedido, no cobranza o no visita

Módulo Pedidos (Pre-Venta):

Datos generales del pedido

  • Número de pedido, tipo de venta.
  • Moneda a aplicar al pedido (por defecto muestra soles).
  • Dirección de despacho, Fecha de entrega
  • Observaciones

Pedido sugerido

  • Lista de pedidos anteriores
  • Mostrar el detalle del pedido
  • >  Editar el pedido

Datos del detalle del pedido

  • Selecciona el Producto (Búsqueda por descripción ó por código).
  • >  El sistema permitirá la búsqueda sensitiva.
  • >  Visualizará la descripción del producto.
  • >  Muestra el precio
  • >  Muestra el stock
  • >  Muestra el descuento aplicado.
  • >  Muestra las unidades de medida (Bolsa, Tira, Paquete etc)
  • Registro de la cantidad.
  • >  La cantidad debe ser mayor a cero.
  • >  La cantidad puede ser decimal.
  • Muestra importe parcial y total del pedido.
  • Se puede eliminar o modificar un ítem ingresado.
  • Grabación del pedido

Resumen de Pedidos del Cliente

  • Grabado el pedido se muestra un listado de los pedidos realizados por el cliente. Un cliente puede realizar uno o más pedidos.
  • >  Lista de pedidos creados.
  • >  Creación de nuevo pedido.
  • >  Anulación del pedido
  • >  Eliminación del pedido.
  • Se permite editar el pedido (solo el detalle), así como anularlo.

Módulo Cobranzas:

Listado de Documentos de Pago

  • Muestra relación de documentos pendientes de pago.
  • >  El numero de documento de deuda
  • >  Tipo de documento (Boleta o Factura).
  • >  Monto pendiente, fecha de vencimiento y moneda.
  • Permite seleccionar múltiples documento para realizar la cobranza.

Cobranza:

  • Muestra monto total a cobrar.
  • >  Puede modificar el monto total (puede ser igual o menor).
  • Selecciona la forma de pago (Efectivo, Crédito, etc)
  • Según la forma de pago, deberá ingresar algunos datos, como:
  • >  Banco
  • >   Número de cuenta.
  • >   Fecha de vencimiento.
  • Valida el monto ingresado, que no sobrepase o sea menor a lo real
  • >   Va realizando la descarga del monto cobrado a cada documento, según la fecha de vencimiento(Iniciando por el mas antiguo)

Módulo Motivos de No Atención

  • >  Permite registrar un motivó por el cual el cliente no realiza pedido.
  • >  Permite registrar un motivó por el cual el vendedor no efectúa pedido.
  • >  Permite registrar un motivó por le cual no realizó la cobranza.

Consultas:

Consulta de resumen de pedidos realizados.

  • Mostrará resumen total de pedidos.
  • >  Código Producto.
  • >  Descripción.
  • >  Descuento total.
  • >  Importe total.

Consulta de detalles de pedidos realizados.

  • Por pedido, selecciona el pedido y muestra el detalle de este.
  • >  Código artículo.
  • >  Descripción.
  • >  Descuento.
  • >  Cantidad
  • >  Importe del artículo.

Consulta de motivos de no pedido o no visita.

  • Selecciona el motivo por el cual desea filtrar.
  • >  Código cliente.
  • >  Descripción.
  • >   Motivo.
  • >  Fecha
  • >  Observaciones.

Consulta de Cobranzas Realizadas

  • Resumen del número de cobranzas realizadas agrupadas por forma de pago y moneda.

4. Interfase con Sistema de "Gestión Comercial"

El Sistema de "Pedidos - Móviles" interactúa con el Sistema de "Gestión Comercial - Oficina", por intermedio de una "Base de Datos Intermedia" antes de su actualización.

Sistema de Gestión Comercial - Oficina

El sistema está diseñado como herramienta principal, para lograr una eficaz Gestión y Control de todas las Areas del Negocio de su "LOCAL PRINCIPAL"  (Compras - Proveedores, Almacén - Inventarios -Control de Stocks, Ventas - Vendedores - Cotizaciones, Cuentas por Cobrar - Clientes, Cuentas por Pagar y Proveedores) en forma Centralizada y con Base de datos Relacional "MySQL".

"EL SISTEMA DE GESTION COMERCIAL" tiene por objetivo facilitar la Administración y Gestión de Negocios de su "LOCAL PRINCIPAL", en forma centralizada, mediante un Servidor con Base de Datos Relacional "MySQL", automatizando los procesos de Gestión Comercial.

Alcances

el "Sistema de Gestión Comercial" permite controlar:

  • Ventas - Vendedores - Cotizaciones
  • Inventarios - Almacenes - Control de Stocks
  • Cuentas por Cobrar - Clientes
  • Cuentas por Pagar - Proveedores
  • Compras a Proveedores

Descripción General del Sistema

4.1. Ventas - Vendedores - Cotizaciones

  • Permite realizar Preformas o Cotizaciones.
  • Emite Boletas Manuales, Facturas Manuales en formato OFICIAL.
  • Definir Listas de Precios Contado/Crédito.
  • Descarga automáticamente los inventarios, de los productos terminados.
  • Realiza Entrada salida de Productos con guías de remisión o notas.
  • Genera estadísticas de ventas por conceptos definidos por el usuario
  • Permite visualizar las utilidades generadas al momento o periódico.
  • Permite administrar las ventas por vendedor y por zonas.
  • Saber la rentabilidad por productos, vendedor, local.
  • Analizar a que clientes se le ha vendido determinados productos.
  • Analizar que productos han comprado determinado clientes
  • Analizar a que clientes se le ha vendido determinados productos.
  • Analizar que productos han comprado determinado clientes.
  • Conocer que productos son los que mas se venden.
  • Conocer las facturas y los respectivos recaudos por vendedor.
  • Permite cruzar cotizaciones con un pedido o factura.
  • Genera el Registro de Ventas en formato SUNAT.

4.2. Inventarios - Almacenes - Control de stocks

  • Permite saber cual es el costo del inventario.
  • Conocer que productos han tenido movimiento, cuales no y desde cuando.
  • Saber que productos están por encima o por debajo de los niveles de stock.
  • Utilizar el sistema de inventarios Promedio o Permanente.
  • Saber a quien se le compró y a que costo.
  • Conocer las Cantidades y valores de los inventarios que hay en almacenes.
  • Control la existencia de Productos.
  • Organizar los productos de acuerdo a una codificación de hasta 8 niveles.
  • Permite una ubicación física a los productos.
  • Identificar los artículos por medio de rótulos.
  • Cargar y descargar automáticamente el inventario mediante entradas y salidas.
  • Listar los productos con saldos en rojo.
  • Manejar referencias de fábrica y equivalencias, código de barras,
  • Número de Serie.
  • Estadísticas de los productos a nivel de producto y documentos.

4.3 Cuentas por Cobrar

  • Permite saber Quien nos debe, cuanto y a que fecha.
  • Conocer cuanto es la cartera vencida y por vencer.
  • Tener en cuenta la información del cliente al momento del pago.
  • Saber al instante día a día a quien se le debe cobrar.
  • Elabora circulares de cobro para presionar la cartera morosa.
  • Analiza los comportamientos de pago de los clientes.
  • Controlar los cupos de crédito.
  • Liquidar intereses de mora.
  • Saber quien pagó y quien no pagó, mediante confrontación de los recibos de caja con la proyección diaria de vencimientos.

4.4. Cuentas Por Pagar

  • Permite saber a Quien le debemos, cuanto y a que fecha.
  • Conocer cuanto está vencido y por vencer.
  • Tener toda la información de las cuentas por pagar, al momento de pago.
  • Controlar y mantener la historia de los pagos al proveedor.
  • Saber al instante, día a día a quien se le debe pagar.
  • Conocer cuanto se paga en intereses de mora.
  • Saber quien nos cobró y quien no.
  • Permite la confrontación de los comprobantes de egreso con la proyección diaria de los vencimientos.

4.5. Compras - Proveedores

  • Permite realizar la Orden de Compra para los Proveedores.
  • Permite cruzar automáticamente la Orden de Compra con el Registro de
  • Compras o Nota de entrada.
  • Conocer las fechas de recibo de las Ordenes de Compra.
  • Analizar las compras pendientes por recibir VS los pedidos pendientes por despachar.
  • Conocer las compras pendientes por proveedor y por producto
  • Genera el Registro de Compras en formato SUNAT.
  • Estadísticas diversas por Producto, Documento.

5.Arquitectura Tecnológica Propuesta.

Aplicativo Móvil

  • Sistema Operativo Terminal Portátil: Windows Mobile 6.1, con Herramienta de Desarrollo Visual Studio.NET 2005.

Aplicativo de comunicación.

  • Sistema Operativo Windows 98/2000/XP o superior
  • Herramienta de Desarrollo Visual Studio.NET 2005.
  • Módulo de transferencia modo batch.

6. Licenciamiento

6.1 Solución Móvil

Licencia para todos los terminales Móviles adquiridos.

6.2 Solución en la PC, módulo de comunicación

Incluye una licencia de uso para el Modulo de Comunicación.

7. Consideraciones de Hardware y Software

Hardware y Software para soportar la solución

Item Solución con Comunicación Celular
Hardware01 PC
Pentium IV o Superior
Memoria RAM 1GB
Dedicado a Soportar Operaciones con el Terminal portátil
y la BD del cliente
Terminales Móviles
HP IPAQ, con S.O Windows CE o Windows Mobile
SoftwarePC
Windows XP
Net FrameWork
Terminales
Windows CE o Mobile

Herramientas de desarrollo:

A nivel del Terminal:

Microsoft Visual Basic .NET for SmartDevice del Visual Studio 2005

A nivel de Desktop:

Microsoft Visual Basic .NET del Visual Studio 2005

II. Equipo Propuesto

i) Terminal Móvil HP IPAQ 116

Marca / Modelo IPAQ 116
Sistema OperativoWindows Mobile 6.0 Classic
Procesador Intel Xscale PAX310 624Mhz
Pantalla 3.5 QVGA Color 240 x 320
Memoria 256MB Flash ROM / 64MB SDRAM
WPAN Bluetooth
WLAN 802.11 /b/g
Audio Funcionalidades de audio y voz
Slot Expansión SDIO
Batería Batería Recargable de Li - ion, 3.7V de 1200mAh.
Dimensiones 11.6cm L x 6.8cm H x 1.3cm H
Accesorios 
Cables Cable para carga y comunicación USB.
Lápiz y otros Lápiz, CD de documentación

III. Servicios

1) Capacitación

Como parte de sus servicios, brindará capacitación en el uso y cuidado del equipo ofertado, además de la capacitación del sistema de Ventas móviles (B-mobile).

2) Entregables

  • CD de Instalación
  • Manuales:
    1. Manual de Instalación y configuración
    2. Manual de Usuario

3) Servicio Post Venta (Soporte Técnico).

Este servicio considera lo siguiente:

  • Tres (3) días tiempo máximo de reparación
  • Acceso telefónico con el grupo técnico para diagnóstico y resolución del problema.
  • Horario de Atención, Lunes a Viernes 9:00am a 6:00pm.

4) Garantía de los equipos

Los equipos están garantizados por un periodo de un (1) año, contra cualquier defecto de fabricación.

IV. Exclusiones al Alcance del Servicio.

  • No se incluyen los programas con Códigos Fuente.
  • Todas las no incluidas en la propuesta.

V. Características Técnicas del Sistema Gestión Comercial

  • El Sistema de Gestión tiene una Base de Datos Relacional, centralizada.
  • El sistema es interactivo y funciona a través de menús y ventanas de ayuda.
  • Está 100% ESTANDARIZADO (pantallas, funciones, mensajes de error).
  • El sistema es Bi - monetario (Soles y Dólares Americanos)
  • Permite consultas y reportes en forma inmediata.
  • Permite exportación de importación de datos mediante ofimática
  • Utiliza estándar de cabecera de los reportes que se generen,
  • El sistema es una Aplicación Multiusuaria.
  • Fortalece el sistema de control interno de la empresa
  • Actualización de información en línea.
  • Fácil acceso a la información a través de consultas y/o reportes.
  • Ejecución de procesos en tiempo real y agilidad en el flujo de la información.
  • El sistema es paramétrico y abierto a un crecimiento futuro.

VI. Plataforma del Sistema

Arquitectura Entorno Windows.
Software de Red Windows Server 2003
Tecnología de concepción del Sistema Metodologías estructuradas y desarrollo orientado a Eventos
Ambiente de Trabajo CORE 2 DUO ó superior,
Memoria 2.0 Gb,
Disco Duro 180 Gb
LenguajesVisual C++
Visual Basic 6.0
Manejador de Base de Datos Relacional, MYSQL
Ambiente de Proceso Cliente Servidor
Interfase gráfica con el usuario final Windows 95/98/Me / NT /2000/XP/ Server 2003 (Server/ Workstation / Profesional
Protocolo de comunicación TCP/IP

VII. Soporte Técnico

Servicio de Soporte incluido - GRATUITO

Al adquirir el sistema EL CLIENTE cuenta con nuestro Servicio de Soporte Técnico, durante la vigencia de la Garantía, al cual podrá acceder por Teléfono y Nextel en horario de oficina de Lúnes a Viernes, de (9:00) am. a (6:00) pm.

Consulta del sistema - Atención al Cliente - INTERNET

Asesoría en línea, vía Internet, con la cual podrá hacernos llegar sus consultas puntuales para absolverlas de inmediato, en vivo mediante el LogMeIn.

Soporte Técnico Telefónico y NEXTEL

En caso requiere de una consulta directa, comuníquese por Teléfono/ NEXTEL.

Soporte por Correo Electrónico

Para consultas vía correo electrónico sírvase escribirnos al detalle a nuestro correo. Nuestro soporte se efectúa mediante el LogMeIn, con Internet.

Otros Servicios de Soporte con COSTO.

En caso requiera de una atención especial, con visita personalizada, solicítela a nuestro representante técnico, quien acudirá a su oficina luego de agotar el servicio de soporte Técnico por Internet.

Concluida la Etapa de Garantía (Un Año), en caso de no contar con el Contrato de Mantenimiento, los costos de la atención con visita personalizada dependerán del tiempo requerido, siendo el mínimo de una hora de servicio y será acordada previamente a la visita.

Luego de la etapa de Garantía se ofrece el servicio de mantenimiento mediante Contrato Anual de Mantenimiento, cuyo costo incluye el Soporte Técnico y los UP-GRADE del sistema.

VIII. Propuesta Economica:

  • Precio del Sistema Integral
  • Precio de los Equipos
  • Precio del Desarrollo Adicional y otros.
Item Cantidad US $
MOBILE SOFT: Módulo de Preventa y Cobranza en el campo,
con comunicación BATCH por Internet al S.G.C.
Sistema de Gestión Comercial: Para Oficina
1 A tratar
Terminal Portátil HP IPAQ 116 con Windows Mobile 5.0 1 A tratar
Opcionales    
Costo por Día (8 horas), por Desarrollo Adicional (opcional)   80.00
Capacitación Adicional, personal nuevo (opcional)   30.00

IX. Condiciones Comerciales

  • Los Precios están expresados en Dólares Americanos
  • Los Precios no incluyen IGV
  • Validez de la propuesta: 30 días

1.Forma de Pago:

  • 50 % con la aceptacion de la propuesta.
  • 50 % con la instalacion y capacitacion.

2. Garantía

La garantía es de doce (12) meses, luego de la instalación del Sistema.

La garantía cubre las fallas o defectos lógicos en los programas del sistema, que no comprometan la estructura del mismo. En caso de presentarse, errores lógicos, nos obligamos a corregirlos en el menor tiempo posible sin costo.

La vigencia de la garantía requiere de la instalación de línea a tierra y fluido eléctrico, debidamente estabilizado, para los equipos de cómputo.

La garantía no cubre las fallas ocasionadas por Virus Informático, problemas eléctricos que ocasionen daños en los programas y en la base de datos del sistema, así como todos los problemas debidos a la manipulación de la base de datos del sistema o mal manejo del mismo, debidamente comprobados.

3. Capacitacion

El servicio de capacitación se brindará en 10 Jornadas, Cinco (5) jornadas de 02 horas cada una, para el Sistema Móvil y cinco (5) jornadas similares para el Sistema de Gestión. Se sugiere programarlo en (10) días intercalados, en coordinación con la Gerencia y los Usuarios, pre-definidos por la Empresa.

El personal de la Empresa, que recibirá la capacitación, no debe ser menos de dos personas o usuarios del sistema, con conocimientos básicos de computación e informática.

Si tiene dudas o consultas respecto de cualquiera de los temas referidos, contáctenos y encontrará la asesoria necesaria.

E-mail : sp@speedy.com.pe
 ventassp@speedy.com.pe

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